Tem reunião que não pode ser email mesmo. Precisa existir… E precisa funcionar. De quantas reuniões saímos exaustos e com a sensação de que perdemos tempo? Ou pior: quantas você mesmo conduziu e percebeu que ninguém entendeu bem o que ficou definido?
Vou dizer o que falta às reuniões que se arrastam: estrutura discursiva. E aqui talvez doa um pouquinho: falta preparação. Na prática, o que chamo de estrutura discursiva envolve três elementos essenciais: objetivo, preparação e intenção clara sobre o que precisa ser dito. Reunião é um contexto que depende de muitos fatores fora do seu alcance, eu sei. Foque no que é seu. Foque no objetivo e na preparação, ao menos nas reuniões conduzidas por você, e tenha em mente o que precisa comunicar para alcançar o objetivo. Para funcionar, uma reunião precisa ter início, meio e fim. E ela deve, sim, funcionar - em respeito ao seu tempo e ao tempo dos outros.
Bora de Estratégia de Discurso?
Antes de conduzir qualquer reunião, atente-se a esses três pontos centrais.
O que precisa ser resolvido?
Tenha esse objetivo bem claro.
Escreva, inclusive.
Quem estará presente?
Às vezes participa gente demais ou de menos.
Gente demais rende, no mínimo, dois prejuízos: excesso de palpites não qualificados e inibição por parte de quem realmente precisa estar ali.
Quando quem deveria estar não participa, a reunião já sai com outra pendente (ou acontece um telefone sem fio).
O que precisa ser dito?
Elabore as mensagens-chave.
Pontos extras: é preciso ouvir para entender, não para responder. Interromper, pior ainda.
E se vamos falar sobre escuta e presença, precisamos olhar para algo que ainda atravessa muitas reuniões: a interrupção constante da fala de mulheres. Abro este parêntese necessário porque, ao contrário do que ainda ouço, não é mimimi. Faça um exercício. Perceba que muitas mulheres, às vezes, começam a falar mais rápido e em volume mais alto. Não é destempero. É uma tentativa de ser escutada.
Alguns lembretes que ajudam:
- Você não precisa comentar tudo.
- Você pode esperar o colega concluir o raciocínio.
- Ao fazer perguntas e abrir espaços, respeite as respostas.
- E ao apresentar uma ideia, respeite a discordância. “Entendi, mas não concordo” é algo que pode ser mais naturalizado.
- Você quer propor uma nova ideia: como evitar a dispersão e reforçar o ponto central? Alinhamento de expectativas e pedido direto de atenção.
“Neste encontro precisamos tratar isso, isso e isso. Vou passar alguns pontos aqui e preciso da atenção de todos.”
A ordem dos fatores só não altera o produto na soma. No dia a dia, ao aplicar estratégias de discurso, você organiza previamente suas ideias conforme grau de importância, se comunica melhor com seu público, define pontos inegociáveis (mensagens-chave) e adapta a linguagem de forma adequada ao contexto (palavras estratégicas).
E uma reunião bem conduzida não termina na última fala. O pós também precisa de estratégia (até porque Estratégia de Discurso é processo, não caso isolado). Nem todo mundo anota. E essa coisa de confiar exclusivamente na memória devia funcionar melhor quando tínhamos menos estímulos. Hoje, não. Então faça um resumo estratégico com mensagens-chave e próximos passos. Tem IA que faz isso, inclusive. Só sugiro firmemente que não delegue à IA sem dar uma boa lida no resumo. Importante: treine seu time para isso, porque não adianta só um lado saber.
Uma reunião sem direção é só um barulho bonito - ou nem isso. Com Estratégia de Discurso, seus resultados dependem menos da sorte e mais da construção. E isso significa menos reuniões improdutivas e mais decisões eficazes, com pessoas que entendem por que estão ali.
Panorama Sergipe 